社員間のスケジュール共有の重要性について

課内で取引先より電話が鳴った際に、担当社員は外出中。

どこに行っているのかも、何時に帰社するのかもわからなければ、取引先に対してあらぬ不信感を抱かせる原因となってしまいます。
さりとて、外出している社員からすれば、電話があっただけでも携帯電話に着信があれば辟易としてしまい、それは社内の意思疎通は完全に遮断されうる状況を示唆します。



最近ではメールソフトのオプション機能や、専用のシステムを用いることで、全社員がカレンダーに書き込むように、非常に簡単にスケジュールを登録することができ、どの社員も垣根なく全社員のスケジュールを共有し閲覧することができます。

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これはあくまでも時間の管理をするだけでなく、ある特定の社員に対して事前にスケジュールをおさえたり、定例で行われる会議やミーティングを事前に周知させることができるという、いわば一元管理にも一役買いますし、さらには、自分の予定をこと細かく入力しておくことで、リマインダーの役割を果たしてくれることにもなります。



もちろん、社内でのみしか更新や閲覧ができないなど、社風や業務形態によって制限をかけることも可能ですし、役員のスケジュールは一般社員は閲覧できなくするなどの、権限設定も柔軟に対応していることが多いため、システムを導入したことにより、システムに首を絞められるということも考えにくいところです。

発展的な利用方法として、伝言機能や社内期日の管理も共有化により利用可能ですし、対外的にも共有された情報を閲覧するだけで、社内にいながら全社員のある程度の動きが把握できることにより、業務の効率化が多大に図れることがスケジュールの共有の重要性でありメリットと言えます。